Za preukázateľný účtovný záznam považuje iba účtovný záznam, ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť alebo ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov. Pri zaznamenaní a spracovaní týchto skutočností musí účtovný záznam spĺňať požiadavky: vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť počas celej doby uchovávania.
Podpisovým záznamom na účtovnom doklade sa rozumie:
- vlastnoručný podpis,
- kvalifikovaný elektronický podpis alebo obdobný preukázateľný
- podpisový záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v elektronickej podobe, ktorý umožňuje jednoznačnú preukázateľnú identifikáciu osoby, ktorá podpisový záznam vyhotovila.
Vierohodnosť pôvodu účtovného záznamu a neporušenosť obsahu účtovného záznamu možno zabezpečiť
- podpisovým záznamom zodpovednej osoby,
- elektronickou výmenou údajov alebo
- vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov.
Účtovná jednotka je povinná upraviť podrobnosti o oprávnení, povinnosti a o zodpovednosti osôb v účtovnej jednotke, na ktoré sa vzťahuje pripájanie podpisového záznamu, a to takým spôsobom, aby bolo možné určiť nezávisle od seba zodpovednosť jednotlivých osôb za obsah účtovného záznamu, ku ktorému boli ich podpisové záznamy pripojené.
Na účely tohto zákona sa elektronickou výmenou údajov rozumie výmena štruktúrovaných správ medzi počítačmi alebo počítačovými aplikáciami, v rámci ktorej nastáva spracovanie rôznych elektronických formátov účtovných záznamov, ktoré prechádzajú procesom overovania, koordinácie, schvaľovania a zaúčtovania bez možnosti ľudského zásahu do obsahu účtovného záznamu.
Na účely tohto zákona sa vnútorným kontrolným systémom účtovných záznamov rozumie určenie osôb zodpovedných za kontrolu procesu spracovania účtovných záznamov, pričom kontrola musí byť dostatočná na preukázanie skutočnosti, ktorá je účtovným záznamom zaznamenaná. Spôsob kontroly určený účtovnou jednotkou je súčasťou účtovného záznamu na vedenie účtovníctva a spracovanie účtovných záznamov.
