Na účely tohto zákona sa transformáciou účtovného záznamu rozumie zmena podoby účtovného záznamu pri spracovaní účtovného záznamu v účtovnej jednotke, pričom neporušenosť obsahu účtovného záznamu zostáva zachovaná. Zmenou podoby účtovného záznamu je zmena z listinnej podoby účtovného záznamu na elektronickú podobu účtovného záznamu alebo zmena elektronickej podoby účtovného záznamu na listinnú podobu účtovného záznamu. Účtovná jednotka môže vykonať transformáciu účtovného záznamu, len ak účtovný záznam je preukázateľný. V súlade so zvoleným spôsobom uchovávania účtovných záznamov účtovná jednotka môže vykonať transformáciu účtovného záznamu, ktorý ešte nebol predmetom transformácie, pričom je povinná uchovávať účtovný záznam v podobe, ktorá je výsledkom transformácie účtovného záznamu.
Účtovná jednotka môže transformáciu účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej podoby a opačne vykonať zaručenou konverziou, ak účtovný záznam neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať.
Pri transformácii účtovného záznamu skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme účtovná jednotka zabezpečí
a) úplnosť účtovného záznamu v pôvodnej podobe a v novej podobe,
b) obsahovú zhodu a vizuálnu zhodu účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou,
c) čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu v novej podobe,
d) neporušenosť obsahu účtovného záznamu podľa § 31 ods. 5.
Transformáciu účtovného záznamu, ktorý neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať, z elektronickej podoby do listinnej podoby účtovná jednotka vykoná použitím výstupného zariadenia výpočtovej techniky, ktoré umožňuje jeho vytlačenie na papier spôsobom zaručujúcim neporušenosť a čitateľnosť obsahu účtovného záznamu.
Pre transformáciu účtovného záznamu sú ustanovené nasledovné podmienky:
- účtovný záznam je preukázateľný;
- transformácia toho istého účtovného záznamu je možná len raz;
- uchovávanie účtovného záznamu v podobe, ktorá je výsledkom transformácie účtovného záznamu.
Transformácia účtovného záznamu môže mať dve formy:
1. transformácia účtovného záznamu z listinnej podoby do elektronickej podoby zaručenou konverziou alebo skenovaním do súborového formátu v rastrovej grafickej forme, pričom účtovná jednotka zabezpečí úplnosť účtovného záznamu v pôvodnej podobe a novej podobe, obsahovú a vizuálnu zhodu účtovného záznamu v novej podobe s jeho pôvodnou podobou, čitateľnosť celej plochy účtovného záznamu v novej podobe a neporušenosť obsahu účtovného záznamu ;
2. transformácia účtovného záznamu z elektronickej podoby do listinnej podoby zaručenou konverziou alebo vytlačením na papier, ak účtovný záznam neobsahuje kvalifikovaný elektronický podpis alebo kvalifikovanú elektronickú pečať)
Od 01.01.2022 zákon o účtovníctve umožňuje archiváciu v digitalizovanej forme účtovných dokladov. Je potrebné uchovávať listinný účtovný záznam, ak bol transformovaný na elektronický účtovný záznam. Môžeme považovať za transformovanie listinného záznamu na elektronický doklad, ak použijeme aplikáciu over doklad, t.j. doklad naskenujeme QR kód a pre archiváciu dokladu budeme mať v účtovníctve založené pdf dokument, tak ako je zobrazený pomocou aplikáciu over doklad. Pomocou aplikácie over doklad sa nám elektronicky doklad pretransformuje do pdf. formy a obsahuje všetky náležitosti, avšak vizuálne NIE je totožný ako originál dokladu. Môžeme používať aplikáciu over doklad na elektronickú transformáciu dokladu, dodržíme všetky náležitosti zákona, ak budeme mať doklady v účtovníctve transformované do elektronickej formy prostredníctvom aplikácie over doklad?
Odpoveď
Podľa § 33 ods. 5 písm. b) zákona č. 456/2021 Z. z., ktorým sa mení a dopĺňa zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov sa vyžaduje obsahovú a vizuálnu zhodu. Keďže výstup získaný prostredníctvom aplikácie „over doklad“ nespĺňa požiadavku vizuálnej zhody s pokladničným dokladom v listinnej podobe, nie je možné považovať takto získaný výstup za elektronický účtovný záznam, ktorého podoba je výsledkom transformácie podľa § 33 ods. 5 predmetného zákona.
