Zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“) upravuje podmienky poskytovania náhrad výdavkov a iných plnení pri presne vymedzených právnych úkonoch a presne vymedzenému okruhu osôb, druhy cestovných náhrad, stanovenie nárokovateľ nej sumy v cudzej mene, preddavky na cestovné náhrady a ich výpočet v cudzej mene, ako aj ostatné skutočnosti týkajúce sa cestovných náhrad. Podľa § 4 ods. 1 zákona o cestovných náhradách zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu patria nasledovné náhrady:
a) náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
b) náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie,
c) stravné,
d) náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov,
e) náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu jeho rodiny do miesta pobytu alebo medzi zamestnávateľom a zamestnancom vopred dohodnutého miesta pobytu rodiny na území Slovenskej republiky, ak podľa určených podmienok pracovná cesta trvá viac ako sedem po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, a to každý týždeň, ak nie je v kolektívnej zmluve, prípadne v pracovnej zmluve alebo v inej písomnej dohode so zamestnancom dohodnutá táto náhrada za dlhší čas, najdlhšie však za jeden mesiac.
Cestovné náhrady sa podľa ekonomickej podstaty účtujú na účet 512 – Cestovné. Opatrenie MF SR č. 23054/2002-92, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a rámcovej účtovej osnove pre podnikateľov účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva v znení neskorších predpisov (ďalej len „postupy účtovania v PÚ“), upravuje účtovanie cestovných výdavkov v súvislosti s pohľadávkami a záväzkami voči zamestnancom.
Podľa § 51 ods. 2 a ods. 3 postupov účtovania v PÚ sa:
• na účte 333 – Ostatné záväzky voči zamestnancom účtujú rôzne záväzky voči zamestnancom, napríklad nárok zamestnancov na náhradu cestovných výdavkov,
• na účte 335 – Pohľadávky voči zamestnancom účtujú rôzne pohľadávky voči zamestnancom, napríklad poskytnuté preddavky na cestovné výdavky, preddavky na vyúčtovanie, uplatnenie náhrady voči zamestnancovi.
Z pohľadu účtovania pracovných ciest a cestovných náhrad je rozhodujúce:
1. stanovenie dňa uskutočnenia účtovného prípadu,
2. prepočet cestovných náhrad a preddavkov na cestovné náhrady v cudzej mene a v mene euro.
Dňom uskutočnenia účtovného prípadu podľa § 2 ods. 1 postupov účtovania v PÚ je deň splnenia dodávky, platby záväzku, inkasa pohľadávky, započítania pohľadávky, postúpenia pohľadávky, prevzatia dlhu, poskytnutia a prijatia preddavku, úhrady úveru alebo pôžičky poskytnutím nového úveru alebo pôžičky, zistenia manka na majetku a záväzkoch, schodku, prebytku majetku, škody na majetku, vkladu do obchodnej spoločnosti a družstva, pohybu majetku vo vnútri účtovnej jednotky a deň zistenia ďalších skutočností vyplývajúcich z osobitných predpisov alebo z vnútorných podmienok účtovnej jednotky, ktoré sú predmetom účtovníctva a ktoré v účtovnej jednotke nastali a účtovná jednotka má k dispozícii potrebné podklady, ktoré dokumentujú tieto skutočnosti. Pri pracovných cestách nie je osobitne určený moment uskutočnenia účtovného prípadu. Je na rozhodnutí účtovnej jednotky, aby si zvolila kritériá na stanovenie tohto dňa prostredníctvom internej smernice, čím sa zvolený postup stane pre ňu záväzným. Najčastejšie sa za deň uskutočnenia účtovného prípadu na účtovanie cestovných náhrad považuje deň predloženia vyúčtovania cestovných náhrad, ktorých súčasťou sú všetky poklady týkajúce sa služobnej cesty. Povinnosti zamestnanca po skončení pracovnej cesty ustanovuje § 36 ods. 7 zákona o cestovných náhradách. Podľa tohto ustanovenia je zamestnanec povinný do desiatich pracovných dní odo dňa skončenia pracovnej cesty alebo inej skutočnosti zakladajúcej nárok na náhrady predložiť zamestnávateľovi písomné doklady potrebné na vyúčtovanie náhrad a vrátiť nevyúčtovaný preddavok, ak nie je v kolektívnej zmluve, alebo v písomnej dohode so zamestnancom dohodnutá alebo vo vnútornom predpise zamestnávateľa určená dlhšia doba, najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta alebo iná skutočnosť zakladajúca nárok na náhrady skončená.
Podľa § 4 ods. 7 zákona o účtovníctve účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo a zostavovať účtovnú závierku v peňažných jednotkách meny euro.
§ 24 zákona o účtovníctve ustanovuje prepočet majetku a záväzkov vyjadrených v cudzej mene na eurá referenčným výmenným kurzom určeným a vyhláseným Európskou centrálnou bankou alebo Národnou bankou Slovenska (ďalej len „referenčný kurz“)
a) v deň predchádzajúci dňu uskutočnenia účtovného prípadu alebo v iný deň, ak to ustanovuje osobitný predpis (osobitným prepisom je napr. zákon č. 483/2001 Z. z. o bankách v znení neskorších predpisov),
b) v deň, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka,
c) v deň, ktorým je rozhodný deň, ku ktorému sa preberá majetok a záväzky od zahraničnej zanikajúcej právnickej osoby.
Podľa § 24 ods. 6 zákona o účtovníctve sa na úbytok rovnakej cudzej meny v hotovosti alebo z devízového účtu môže použiť na prepočet cudzej meny na eurá:
• cena zistená váženým aritmetickým priemerom (metóda VAP) alebo
• cena zistená spôsobom, keď prvá cena na ocenenie prírastku cudzej meny v eurách sa použije ako prvá cena na ocenenie úbytku cudzej meny v eurách (metóda FIFO).
Ak je tento úbytok cudzej meny spojený s úhradou záväzku, použije sa hodnota z prepočtu buď podľa metódy VAP alebo FIFO na prepočet úhrady záväzku z cudzej meny na eurá. Na ocenenie pohľadávky a záväzkov v cudzej mene spojených s účtovaním poskytnutého alebo prijatého preddavku v cudzej mene sa použije kurz v čase prijatia alebo poskytnutia preddavku.
Pri zahraničných pracovných cestách zákon o cestovných náhradách ustanovuje poskytovanie určitých cestovných náhrad (napr. stravné, vreckové) v eurách alebo v cudzej mene. Cestovné náhrady v cudzej mene (nie preddavky) sa na účely účtovania prepočítajú na eurá podľa vyššie uvedených ustanovení zákona o účtovníctve.
FAQ
Podľa § 36 ods. 2 písm. b) zákona o cestovných náhradách, preddavok alebo jeho časť môže zamestnávateľ po dohode so zamestnancom poskytnúť aj zapožičaním platobnej karty zamestnávateľa alebo medzinárodnej platobnej karty zamestnávateľa. Ak sa realizujú cestovné náhrady zapožičaním platobnej bankovej karty zamestnávateľa k účtu vedenému v mene euro, účtovné prípady v súvislosti s pracovnou cestou účtuje účtovná jednotka len v eurách. V tomto prípade nie je dôvod na účtovanie záväzku v cudzej mene. Peňažné prostriedky sú z bankového účtu odpísané v mene euro, voči zamestnancovi nevzniká pohľadávka alebo záväzok v cudzej mene.
To znamená, ak účtovnej jednotke nevzniká skutočnosť na účtovanie v cudzej mene, účtovná jednotka účtuje len v mene euro. Ak zamestnanec pri zahraničnej pracovnej ceste realizoval úhrady zapožičanou platobnou kartou zamestnávateľa z účtu v eurách, odpísané prostriedky z účtu sú výdavkami na uskutočnenú pracovnú cestu v eurách (v sumách ako boli v skutočnosti odpísané, viď výpis z bankového účtu zamestnávateľa). Zamestnanec po ukončení zahraničnej pracovnej cesty predloží vyúčtovanie cestovných náhrad preukázateľnými účtovnými dokladmi pre účtovanie cestovných nákladov podľa internej smernice účtovnej jednotky, čím zdokumentuje odpísané peňažné prostriedky z bankového účtu zamestnávateľa.
Otázka č. 2 - Použitie kurzu pri účtovaní cestovných náhrad
Spoločnosť zamestnáva niekoľko obchodných zástupcov, ktorých pravidelne vysiela na viacdňové zahraničné pracovné cesty. Vždy na začiatku kalendárneho mesiaca vykoná spoločnosť týmto obchodným zástupcom vyúčtovania zahraničných pracovných ciest za predchádzajúci kalendárny mesiac. Tieto vyúčtovania zahraničných pracovných ciest obsahujú stravné, výdavky na ubytovanie a vedľajšie výdavky (napr. výdavky na parkovné) za viacero zahraničných pracovných ciest.
Aký referenčný výmenný kurz má spoločnosť použiť pri prepočte sumy stravného, ubytovania a vedľajších výdavkov v cudzej mene na menu euro z viacdňových zahraničných pracovných ciest uvedených v jednom vyúčtovaní?
Má spoločnosť použiť
1. kurz, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta začala? Alebo
2. kurz platný v deň predchádzajúci dňu vykonania vyúčtovania zahraničných pracovných ciest? Alebo
3. priemerný mesačný kurz za mesiac, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta začala? Alebo
4. kurz platný v deň predchádzajúci pobytu na zahraničnej pracovnej ceste? T.j. v prípade 10-dňovej zahraničnej pracovnej cesty by sa použilo 10 rôznych prepočítacích kurzov, ktoré sú vždy platné v deň predchádzajúci pobytu na zahraničnej pracovnej ceste (pri zahraničnej pracovnej ceste od 10.09. do 20.09. by sa použili prepočítacie kurzy od 09.09. do 19.09.)
Odpoveď
Zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu patria náhrady uvedené v § 4 ods. 1 písm. a) až písm. e) zákona o cestovných náhradách.
§ 36 ods. 6 zákona o cestovných náhradách ustanovuje kurz, ktorý sa má použiť v prípade dohody zamestnávateľa so zamestnancom o vyplatení stravného v inej mene, ako ustanovuje zákon o cestovných náhradách; určený kurz sa použije pri vyúčtovaní náhrad pri prepočte sumy stravného ustanoveného v eurách na cudziu menu a naopak ako aj pri prepočte sumy stravného ustanoveného v cudzej mene na inú cudziu menu. Na daný účel je v zmysle uvedeného ustanovenia určený kurz, ktorým je referenčný výmenný kurz určený a vyhlásený ECB alebo NBS, ktorý je platný k prvému dňu v mesiaci, v ktorom sa zahraničná pracovná cesta alebo iná skutočnosť zakladajúca na stravné začala. Suma stravného sa určí prepočtom hodnoty stravného v eurách na dohodnutú cudziu menu, alebo naopak, alebo prepočtom hodnoty stravného v cudzej mene na inú cudziu menu. Záväzok z nároku na stravné vzniká v dohodnutej mene a v dohodnutej mene sa o ňom aj účtuje.
Záver:
1. najskôr prepočítať vyúčtovanie v zmysle zákona o cestovných náhradách
2. iba ak vznikne záväzok v cudzej mene na základe vyúčtovania, potom v účtovníctve použijete účtovanie o kurze v deň predchádzajúci vyúčtovaniu, dňu uskutočnenia účtovného prípadu.
