Formy účtovných záznamov
Súhrn všetkých účtovných záznamov v účtovnej jednotke tvorí účtovnú dokumentáciu.
Účtovné záznamy môžu byť vytvorené
- písomnou formou, účtovný záznam vykonaný rukopisom, písacím strojom, tlačiarenskými alebo reprografickými technikami alebo tlačiarenským výstupným zariadením výpočtovej techniky, ktorého obsah je pre fyzickú osobu čitateľný,
- technickou formou, účtovný záznam vykonaný elektronickým, optickým alebo iným spôsobom, ktorý umožňuje jeho prevedenie do písomnej formy; prevedenie do písomnej formy sa nevyžaduje pri podpisovom zázname.
Všetky formy účtovného záznamu sú rovnocenné.
Účtovná jednotka môže vykonať prevod účtovného záznamu z jednej formy do druhej formy, ale musí pritom zabezpečiť, aby obsah údajov v novej forme bol zhodný s údajmi obsahu pôvodnej formy.
Ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy v technickej forme, je povinná disponovať prostriedkami, nosičmi a vybavením, ktoré umožňujú prevod do takej formy, v ktorej je ich obsah pre fyzickú osobu čitateľný.
Ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy v technickej forme, je povinná na požiadanie umožniť oprávneným osobám zoznámiť sa s obsahom záznamov v písomnej forme aj v technickej forme – pre potreby overovania účtovnej závierky audítorom, jej zverejňovania a pre daňové úrady.
FAQ
Otázka č. 1 – Zabezpečenie zhodnosti údajov po zmene formy účtovného záznamu
Účtovná jednotka má záujem zmeniť formu účtovných záznamov z písomnej formy na technickú za účelom archivácie účtovných záznamov len v technickej forme (úsporné opatrenia pri uchovávaní a ochrane účtovnej dokumentácie v listinnej, papierovej forme). Akým spôsobom má účtovná jednotka preukazovať zhodnosť údajov po zmene formy pri kontrole dodržiavania ustanovení zákona o účtovníctve pre daňový úrad?
Odpoveď
Pri zmene formy účtovných záznamov, účtovná jednotka musí zabezpečiť, aby obsah účtovného záznamu v novej forme bol zhodný s obsahom účtovného záznamu v pôvodnej, čiže písomnej forme. Uvedená podmienka môže byť dodržaná účtovnou jednotkou dvojakým spôsobom
1/ zhodnosť obsahu účtovných záznamov účtovná jednotka preukáže, ak predloží účtovný záznam v pôvodnej forme aj v novej forme zároveň a ich obsah je zhodný, alebo
2/ zhodnosť záznamov preukáže iným spôsobom, ktorý nespochybní žiadna z osôb, ktoré s prevedeným záznamom pracujú.
O spôsobe preukazovania zhodnosti môže rozhodnúť len účtovná jednotka.
Podmienku zhodnosti iným spôsobom dodrží účtovná jednotka vtedy, ak zhodnosť záznamov nespochybní nielen obchodný partner, ale ani ostatné osoby, ktoré s archivovaným účtovným záznamom pracujú, to znamená, že aj daňové orgány. Túto povinnosť má účtovná jednotka po dobu, počas ktorej je povinná viesť alebo uchovávať uvedené účtovné záznamy.
