Za preukázateľný účtovný záznam pre účely účtovníctva sa považuje iba účtovný záznam,
- ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť,
- ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov,
- prenesený spôsobom podľa § 33 zákona o účtovníctve, ak spĺňa požiadavky preukázateľnosti podľa písmena a) alebo písmena b).
Ak účtovná jednotka prenáša účtovný záznam mimo účtovnej jednotky prostredníctvom informačného systému, považuje sa účtovný záznam za preukázateľný, ak sa prenášal spôsobom podľa § 33.
Prenos účtovného záznamu musí účtovná jednotka zabezpečiť pred jeho zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi doň a neoprávneným prístupom k nemu.
Účtovný záznam určený na prenášanie musí byť zabezpečený podpisovým záznamom, ktorým môže byť účtovnými jednotkami vzájomne uznávaný obdobný preukázateľný účtovný záznam v technickej forme. Účtovný záznam musí byť zabezpečený najneskôr v okamihu jeho odovzdania na prenos.
Podpisovým záznamom sa rozumie, účtovný záznam ktorého obsahom je
- vlastnoručný podpis, alebo
- obdobný preukázateľný účtovný záznam nahradzujúci vlastnoručný podpis v technickej forme.
Obidve formy podpisových záznamov sú rovnocenné a obidve sa môžu použiť na mieste, kde sa vyžaduje vlastnoručný podpis. K jednému účtovnému záznamu môže byť pripojených viac podpisových záznamov.
FAQ
Otázka č. 1 – Podpisový záznam v technickej forme na účtovnom doklade
Účtovná jednotka má záujem v súvislosti s elektronizáciou spracovania účtovných postupov a procesov nahradiť vlastnoručný podpisový záznam osoby na účtovnom doklade (vlastnoručný podpis) obdobným preukázateľným účtovným záznamom v technickej forme. V zákone o účtovníctve sa neuvádza, že sa musí jednať o zaručený elektronický podpis a ani sa inak nešpecifikuje technická forma podpisového záznamu, a nie je ani odvolávka na iný osobitný predpis. Je možné použiť vlastné technické riešenie podpisového záznamu, ktoré bude zapracované v informačnom systéme účtovnej jednotky, napr. podpisovanie prostredníctvom PIN kódu prideleného príslušnému zamestnancovi účtovnej jednotky?
Odpoveď
Podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie je povinnou obsahovou náležitosťou účtovného dokladu.
Za podpisový záznam v technickej forme pre účely účtovníctva nie je predpísaná povinnosť používať zaručený elektronický podpis. Za podpisový záznam v technickej forme môže byť považovaná aj šifra, kód, znak alebo iný druh podpisového záznamu, pokiaľ je podpisový záznam vedený v účtovnej jednotke ako podpisový vzor, a účtovná jednotka túto skutočnosť preukáže napr. uvedením používaných podpisových záznamov v technickej forme v internej smernici.
Otázka č. 2 – Podpisový záznam pri prenose účtovných dokladov informačným systémom
Účtovná jednotka má odsúhlasený spôsob odosielania (doručovania) faktúr pre svojich odberateľov mailom (faktúra v prílohe). Musia byť tieto faktúry pred odoslaním cez informačný systém podpísané, t.j. ako povinná náležitosť na faktúre?
Odpoveď
Podpisový záznam, ktorým sa zabezpečuje účtovný záznam určený na prenos, nemusí byť obsahom tohto účtovného záznamu.
Účtovná jednotka má odsúhlasený spôsob odosielania (doručovania) faktúr pre svojich odberateľov mailom (faktúra v prílohe). Musia byť tieto faktúry pred odoslaním cez informačný systém podpísané, t.j. ako povinná náležitosť na faktúre?
Odpoveď
Podpisový záznam, ktorým sa zabezpečuje účtovný záznam určený na prenos, nemusí byť obsahom tohto účtovného záznamu.
