Účtovná jednotka je povinná doložiť účtovné prípady účtovnými dokladmi. Účtovanie účtovných prípadov v účtovných knihách môže vykonať iba na základe účtovných dokladov (zásada dokladovosti).
Účtovný doklad má v účtovníctve dve funkcie:
- dokladuje účtovný prípad, t.j. dokumentuje skutočnosť, ktorá je predmetom účtovníctva, preukazuje jej vznik, obsah, podstatu, súvislosti,
- dokladuje účtovný zápis v účtovných knihách; žiadny účtovný zápis nemôže byť vykonaný v účtovných knihách bez doloženia účtovného dokladu; aj opravný účtovný zápis musí byť doložený účtovným dokladom.
Účtovný doklad je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať
a) slovné a číselné označenie účtovného dokladu,
b) obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
c) peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
d) dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
e) dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
f) podpisový záznam osoby ( § 32 ods. 3) zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,
g) označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia (nevzťahuje sa na účtovnú jednotku účtujúcu v sústave jednoduchého účtovníctva).
Povinné obsahové náležitosti účtovného dokladu musia byť dodržané pri všetkých účtovných dokladoch , t.j. v prípade externých aj interných účtovných dokladov.
Účtovná jednotka je povinná vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje, a to tak, aby bolo možno určiť obsah každého jednotlivého účtovného prípadu spôsobom, aby účtovný prípad bol z dokladu identifikovateľný a zrozumiteľný a aby sa dal správne zaúčtovať.
Porušením zákona o účtovníctve je, ak sa v účtovnej jednotke účtovné doklady nevystavujú bezodkladne po zistení skutočnosti, ktorú dokumentujú, ale až neskôr t.j. dodatočne – s časovým odstupom.
FAQ
Otázka č. 1 – Číselné označenie účtovného dokladu
Fyzická osoba podnikateľ, účtujúci v sústave jednoduchého účtovníctva má zavedený systém číslovania účtovných dokladov podľa jednotlivých mesiacov účtovného obdobia (kalendárneho roka). Chce zmeniť spôsob číslovania vzostupne od č. 1 v súvislom číselnom rade od začiatku účtovného obdobia do konca účtovného obdobia podľa jednotlivých druhov účtovných dokladov. Je číslovanie dokladov upravené účtovnými predpismi?
Odpoveď
Slovné a číselné označenie účtovného dokladu zákon bližšie neupravuje. Číselné označenie účtovných dokladov si zvolí každá účtovná jednotka podľa svojich potrieb a vlastného rozhodnutia. Účtovná jednotka sa sama rozhoduje o stanovení číselníkov - ide o číselníky vo vnútri každej konkrétnej účtovnej jednotky. Číselné označenie účtovného dokladu (číselný rad) si musí zvoliť tak, aby vedela jednoznačne a nespochybniteľne preukázať úplnosť účtovníctva v danom účtovnom období pre všetky zainteresované strany, ktoré s účtovným záznamom/dokldom pracujú a to či pri jeho účtovaní alebo kontrole (overovaní).
Podnikateľ si vytvorí taký spôsob číslovania účtovných dokladov, ktorý mu z hľadiska činnosti a obehu účtovných dokladov najviac vyhovuje.
Účtovná jednotka je povinná viesť zoznam číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovných knihách a v ostatných účtovných záznamoch s uvedením ich významu. Zároveň tieto zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek, je povinná uchovávať (archivovať) počas piatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
Fyzická osoba podnikateľ, účtujúci v sústave jednoduchého účtovníctva má zavedený systém číslovania účtovných dokladov podľa jednotlivých mesiacov účtovného obdobia (kalendárneho roka). Chce zmeniť spôsob číslovania vzostupne od č. 1 v súvislom číselnom rade od začiatku účtovného obdobia do konca účtovného obdobia podľa jednotlivých druhov účtovných dokladov. Je číslovanie dokladov upravené účtovnými predpismi?
Odpoveď
Slovné a číselné označenie účtovného dokladu zákon bližšie neupravuje. Číselné označenie účtovných dokladov si zvolí každá účtovná jednotka podľa svojich potrieb a vlastného rozhodnutia. Účtovná jednotka sa sama rozhoduje o stanovení číselníkov - ide o číselníky vo vnútri každej konkrétnej účtovnej jednotky. Číselné označenie účtovného dokladu (číselný rad) si musí zvoliť tak, aby vedela jednoznačne a nespochybniteľne preukázať úplnosť účtovníctva v danom účtovnom období pre všetky zainteresované strany, ktoré s účtovným záznamom/dokldom pracujú a to či pri jeho účtovaní alebo kontrole (overovaní).
Podnikateľ si vytvorí taký spôsob číslovania účtovných dokladov, ktorý mu z hľadiska činnosti a obehu účtovných dokladov najviac vyhovuje.
Účtovná jednotka je povinná viesť zoznam číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovných knihách a v ostatných účtovných záznamoch s uvedením ich významu. Zároveň tieto zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek, je povinná uchovávať (archivovať) počas piatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
Otázka č. 2 – Pečiatka na účtovnom doklade
Môže účtovná jednotka fyzická osoba podnikateľ dávať na účtovný doklad pečiatku firmy, aj keď nie je podľa zákona o účtovníctve pečiatka povinnou náležitosťou účtovného dokladu?
Odpoveď
Účtovná jednotka je povinná pri vyhotovovaní účtovných dokladov dodržať rozsah povinných údajov podľa § 10 zákona o účtovníctve. Jedná sa o minimálny rozsah požadovaných údajov nevyhnutných k preukázateľnosti účtovných dokladov. Uvádzanie údajov v širšom rozsahu podľa rozhodnutia účtovnej jednotky na účtovnom doklade nie je zákonom obmedzené.
Otázka č. 3 – Podpisy na účtovných dokladoch prijatých od dodávateľov
Účtovná jednotka, FO podnikateľ, dostáva od dodávateľov väčšinu faktúr cez e-mail, ktoré sú posielané vo formáte pdf., pričom tieto faktúry nie sú podpísané žiadnym podpisom. Je možné takúto faktúru považovať za preukázateľný účtovný doklad v účtovníctve, keď takúto faktúru účtovná jednotka prijala, alebo je potrebné požadovať na faktúre podpis od dodávateľa?
Odpoveď
Účtovná jednotka nepotrebuje pre účely preukázateľnosti účtovného dokladu požadovať podpisy dodávateľa na faktúre.
Podpisový záznam na účtovnom doklade (teda aj na prijatej faktúre) sa rozumie podpisový záznam osôb v účtovnej jednotke, osôb tej účtovnej jednotky, ktorá o účtovnom prípade účtuje v svojom účtovníctve; ide o overenie vecnej správnosti účtovného prípadu + podpis osoby zodpovednej za správnosť účtovania v súlade s postupmi účtovania v tejto účtovnej jednotke.
Ak sa jedná o účtovný doklad, ktorý je prenášaný prostredníctvom informačného systému považuje sa takýto účtovný záznam za preukázateľný, ak jeho prenos je zabezpečený pred jeho zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi doň a neoprávneným prístupom k nemu. Účtovný záznam určený na prenášanie musí byť zabezpečený podpisovým záznamom najneskôr v okamihu jeho odovzdania na prenos. Podľa terajšieho platného znenia § 32 ods. 2 zákona o účtovníctve sa umožňuje, aby podpisový záznam, ktorým sa zabezpečuje účtovný záznam určený na prenos, nemusel byť obsahom tohto účtovného záznamu.
Otázka č. 4 – Deň uskutočnenia účtovného prípadu
Podľa čoho sa určuje deň uskutočnenia účtovného prípadu?
Účtovnej jednotke, FO podnikateľovi dodala firma tovar dňa 17.6.2015 (dodací list), faktúra bola vyhotovená 19.6.2015, ktorá bola doručená poštou 22.6.2015. Ktorý dátum je deň uskutočnenia účtovného prípadu pre zaúčtovanie záväzku?
Odpoveď
Deň uskutočnenia účtovného prípadu je upravený v § 2 Opatrenia MF SR číslo MF/27076/2007-74, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a podrobnosti o usporiadaní, označovaní a obsahovom vymedzení položiek účtovnej závierky pre účtovné jednotky účtujúce v sústave jednoduchého účtovníctva, ktoré podnikajú alebo vykonávajú inú samostatnú zárobkovú činnosť, ak preukazujú svoje výdavky vynaložené na dosiahnutie, zabezpečenie a udržanie príjmov na účely zistenia základu dane z príjmov v znení neskorších predpisov (ďalej len „postupy účtovania“).
Dňom uskutočnenia účtovného prípadu podľa citovaného paragrafu postupov účtovania je v tomto prípade deň splnenia dodávky tovaru dňa 17.6.2015, kedy podnikateľovi zároveň vznikol záväzok voči dodávateľovi.
Otázka č. 5 – Vyhotovovanie účtovných dokladov a účtovanie účtovných prípadov
Musí byť každý jednotlivý účtovný prípad zaúčtovaný na základe účtovného dokladu v účtovných knihách samostatne, alebo sa môžu účtovné prípady zoskupovať, sumarizovať tak aby mohli byť zaúčtované v účtovných knihách jedným účtovným zápisom za určité časové obdobie?
Odpoveď
Účtovné zápisy v účtovných knihách sa vykonávajú v časovom slede na základe účtovných dokladov podľa § 10 zákona. Účtovné zápisy sa môžu vykonávať aj na základe súhrnného účtovného záznamu/dokladu, ktorým sa zoskupujú jednotlivé účtovné záznamy, s cieľom poskytnúť súhrnnú informáciu o rovnorodých účtovných prípadoch (uskutočnených hospodárskych alebo účtovných operáciách), tak aby v účtovnej jednotke bolo možné preukázať mesačne prírastok a úbytok majetku a záväzkov účtovaný priebežne počas účtovného obdobia (§ 3 ods. 3 postupov účtovania jednoduchého účtovníctva).
