Každá účtovná jednotka je povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Účtovná jednotka je tiež povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením.
Na nakladanie s účtovnou dokumentáciou sa vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve.
Účtovná jednotka môže archivovať účtovnú dokumentáciu v listinnej podobe alebo e elektronickej (digitalizovanej podobe), resp. kombináciou týchto dvoch podôb.
Účtovná jednotka je povinná dodržiavať určený spôsob uchovávania účtovnej dokumentácie.
Elektronickým uchovávaním účtovnej dokumentácie sa rozumie uloženie účtovnej dokumentácie na dátovom nosiči. Účtovná jednotka je tiež povinná zabezpečiť splnenie požiadaviek podľa § 31 ods. 3, ak uchováva len účtovné záznamy, ktorých podoba je výsledkom transformácie účtovného záznamu.
Účtovné záznamy sa uchovávajú od 1.1.2018 takto:
a) účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok podľa § 17a a 22 a výročná správa počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
b) účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
c) účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva a ktorými účtovná jednotka dokladuje formu vedenia účtovníctva (§ 31 ods. 2) počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použili,
d) ostatné účtovné záznamy počas doby určenej v registratúrnom pláne účtovnej jednotky tak, aby neboli porušené ostatné ustanovenia tohto zákona a osobitných predpisov.
ĎALEJ:
- Účtovná jednotka, na ktorú sa vzťahuje povinnosť overovania účtovnej závierky audítorom podľa § 19 alebo § 22, je povinná uchovávať správu audítora počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa overovanie audítorom týka.
- Účtovné záznamy, ktoré sa týkajú správneho konania, trestného konania, konania pred súdom alebo iného konania, ktoré sa neskončilo, uchováva účtovná jednotka do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie. Účtovné záznamy, podľa ktorých sa zisťuje alebo preveruje základ dane alebo iné skutočnosti rozhodujúce pre správne určenie dane alebo vznik daňovej povinnosti, sa uchovávajú v lehote podľa tohto zákona, najmenej však v lehote na zánik práva vyrubiť daň alebo rozdiel dane podľa osobitného predpisu (zákon č.511/1992 Zb. o správe daní v znp. ) alebo v lehote ustanovenej osobitnými (napr. zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty, zákon č. 105/2004 Z. z. o spotrebnej dani z liehu v znp.)
- Účtovná jednotka môže ako účtovné záznamy použiť aj mzdové listy, daňové doklady alebo inú dokumentáciu vyplývajúcu z osobitných predpisov. Takto použitá dokumentácia musí spĺňať požiadavky kladené týmto zákonom na účtovné záznamy. Túto dokumentáciu uchováva účtovná jednotka počas doby ustanovenej v § 35 ods. 3 podľa toho akú funkciu plní pri vedení účtovníctva.
- Účtovné doklady a iné účtovné záznamy, ktoré sa týkajú záručných lehôt a reklamačných konaní, uchováva účtovná jednotka počas doby, počas ktorej záručné lehoty alebo reklamačné konania trvajú; účtovné záznamy, ktoré sa týkajú nezinkasovaných pohľadávok alebo nezaplatených záväzkov, uchováva účtovná jednotka do konca účtovného obdobia nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom došlo k ich inkasu alebo zaplateniu.
- Knihy analytickej evidencie pohľadávok a knihy analytickej evidencie záväzkov, účtovné doklady a iné účtovné záznamy, ktoré vyplývajú z priameho styku s cudzinou z doby pred 1. januárom 1949, a účtovnú závierku vzťahujúcu sa na prevod majetku na iné právnické osoby alebo fyzické osoby, vykonaný podľa osobitného predpisu,(Zákon č. 92/1991 Zb. o podmienkach prevodu majetku štátu na iné osoby v znp.) uchováva účtovná jednotka do doby, kým ministerstvo z vlastného podnetu alebo na žiadosť účtovnej jednotky nedá súhlas na vyradenie tejto dokumentácie.
Z dôvodu, že do 31.12.2017 platila na uchovávanie účtovných záznamov päť ročná doba, je v prechodných ustanoveniach § 39p ods. 1 nasledovná úprava:
Ustanovenia § 35 ods. 3 písm. b) a c) v znení účinnom od 1. januára 2018 sa použijú aj na uchovávanie účtovných záznamov, pri ktorých ich doba uchovávania začala plynúť pred 1. januárom 2018 a neuplynula do 31. decembra 2017.
Účtovná jednotka je povinná pred svojím zánikom alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti zabezpečiť uchovanie účtovných záznamov.
FAQ
Otázka č. 1 – Lehota uchovávania účtovných závierok, výročných správ a výkazov vybraných údajov z účtovných závierok
Aká je lehota uchovávania účtovných závierok, výročných správ?
Odpoveď
Účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok, výročná správa a správa audítora sa uchovávajú počas 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, t.j. účtovná závierka k 31.12.2022sa musí uchovávať do 31.12.2032.
Otázka č. 2 – Lehota uchovávania účtovných záznamov
Aká je lehota na uchovávanie účtovných záznamov - účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov, symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtovný rozvrh ?
Odpoveď
Od 1.1.2018 sa v § 35 ods. 3 písm. b) a c) zákona o účtovníctve predlžuje doba uchovávania účtovných záznamov z 5 na 10 rokov, v nadväznosti na zosúladenie s dobou uchovávania účtovnej závierky. V súlade s § 39p ods. 1 zákona o účtovníctve sa 10 ročná doba uchovávania účtovných záznamov podľa § 35 ods. 3 písm. b) a c) týka aj tých účtovných záznamov, ktorých 5 ročná doba uchovávania do 31. decembra 2017 ešte neuplynula. Účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov, symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtovný rozvrh za účtovné obdobia začínajúce po 1.1.2013 sa uchovávajú počas 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Zároveň táto lehota uchovávania sa vzťahuje aj na tie záznamy, ktoré sa týkajú spôsobu a formy vedenia účtovníctva (programové vybavenie, nosiče informácií na CD a pod.)
Otázka č. 3 – Zodpovednosť za uchovávanie účtovných dokladov fyzickej osoby
Daňovník, podnikateľ SZČO pán Jaroslav N. viedol jednoduché účtovníctvo. Dňa 17.6.2014 daňovník zomrel. Kto je zodpovedný za uchovávanie a ochranu účtovnej dokumentácie podnikateľa?
Odpoveď
Zodpovednosť za uchovávanie a ochranu účtovnej dokumentácie v prípade smrti fyzickej osoby prechádza na dediča.
Otázka č. 4 – Uchovávanie účtovnej závierky podľa ustanovení platných do 31.12.2017 a po 1.1.2018
Ako dlho má účtovná jednotka uchovávať účtovnú závierku? Kedy končí lehota na uchovávanie účtovných závierok za roky 2012, 2013, 2014, 2015, 2016, 2017, 2018, 2019, 2020, 2021, 2022
Odpoveď
Doba na uchovanie účtovnej závierky je od 1.1.2018 je 10 rokov, pričom, sa použije lehota 10 rokov aj na uchovávanie účtovných záznamov, pri ktorých ich doba uchovávania začala plynúť pred 1. januárom 2018 a neuplynula pôvodná lehota 5 rokov do 31. decembra 2017.
|
UZ k 31.12 |
2012 |
2013 |
2014 |
2015 |
2016 |
2017 |
2018 |
2019 |
2020 |
2021 |
2022 |
|
Archivovanie do 31.12. |
2017 |
2023 |
2024 |
2025 |
2026 |
2027 |
2028 |
2029 |
2030 |
2031 |
2032 |
|
Skartovanie Po 1.1. |
2018 |
2024 |
2025 |
2026 |
2027 |
2028 |
2029 |
2030 |
2031 |
2032 |
2033 |
V roku 2023 k 31.12. uplynie lehota za archivovanie účtovnej závierky za rok 2013.
Otázka č. 5 – Ako dlho uchováva platiteľ DPH účtovné doklady - faktúry podľa ustanovení platných do 31.12.2017 a po 1.1.2018
Ako dlho má účtovná jednotka platiteľ DPH uchovávať účtovné doklady?
Odpoveď
Doba na uchovanie účtovný dokladov platiteľa DPH je 10 rokov, tak podľa pôvodného aj novelizovaného ustanovenia § 36 ods. 1 zákona o účtovníctve, nakoľko uchovávanie faktúr upravuje u platiteľa DPH zákon č. 222/2004 Z.z. o DPH v znp.
Otázka č. 6 – Ako dlho uchováva účtovná jednotka účtovné doklady, ktoré sa týkajú reklamácií
Ako dlho má účtovná jednotka uchovávať účtovné doklady, ktoré sa týkajú záručných lehôt a reklamácií?
Odpoveď
Doba na uchovanie účtovný dokladov týkajúcich sa záručných lehôt a reklamácií sa uchováva počas doby, počas ktorej záručné lehoty alebo reklamačné konania trvajú.
Otázka č. 7 – Je povinná účtovná jednotka jednotka v prípade svojho zániku pokračovať v archivovaní účtovnej dokumentácie
Musí účtovná jednotka pre svojim zánikom bez právneho nástupu alebo pred skončením podnikania alebo inej zárobkovej činnosti informovať daňový úrad o preukázateľnom zabezpečení uchovania jej účtovnej dokumentácie?
Odpoveď
ÁNO, účtovná jednotka, ktorá zaniká bez právneho nástupcu alebo pred skončením svojho podnikania a inej zárobkovej činnosti má povinnosť informovať daňový úrad o preukázateľnom zabezpečení uchovania jej účtovnej dokumentácie, táto povinnosť je zakotvená zákonom od 1.1.2022.
