Uchovávanie a ochrana účtovnej dokumentácie

Účtovná jednotka má povinnosť zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Zároveň je povinná zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením.
Preukázateľnosť a správnosť účtovníctva vyžaduje, aby účtovná jednotka mala k dispozícií preukázateľné účtovné záznamy, ktorých trvalosť je zabezpečená počas celej doby spracovania a úschovy.
Na nakladanie s účtovnou dokumentáciou sa vzťahujú všeobecné predpisy o archívnictve.
Uschovacie lehoty stanovené zákonom o účtovníctve sú minimálne, určené pre účely účtovníctva. Ak iný právny predpis stanovuje pre dokumenty, ktoré sú súčasne účtovnými záznamami iné (dlhšie) uschovacie lehoty, ich platnosť nie je zákonom o účtovníctve dotknutá (napríklad uchovávanie faktúr podľa zákona o dani z pridanej hodnoty).
Osobitné lehoty na uchovávanie účtovnej dokumentácie:
Ak má účtovná jednotka účtovné záznamy, ktoré sa týkajú správneho konania, trestného konania, občianskeho súdneho konania alebo iného konania, ktoré sa neskončilo, uchováva ich do konca účtovného obdobia, nasledujúceho po účtovnom období, v ktorom sa skončila lehota na ich preskúmanie.
Účtovné záznamy, podľa ktorých sa zisťuje alebo preveruje základ dane alebo iné skutočnosti rozhodujúce pre správne určenie dane alebo vznik daňovej povinnosti, sa uchovávajú v lehote podľa zákona o účtovníctve, najmenej však v lehote na zánik práva vyrubiť daň alebo rozdiel dane podľa osobitných predpisov.
V prípadoch zániku účtovnej jednotky alebo skončenia podnikania alebo inej zárobkovej činnosti má účtovná jednotka zodpovednosť, aby zabezpečila uchovanie účtovných záznamov.
 
FAQ
 
Otázka č. 1 – Lehota uchovávania účtovných závierok, výročných správ a výkazov vybraných údajov z účtovných závierok
Aká je lehota uchovávania účtovných závierok, výročných správ?
Odpoveď
Účtovná závierka, výkazy vybraných údajov z účtovných závierok, výročná správa a správa audítora sa uchovávajú počas 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
 
Otázka č. 2 – Lehota uchovávania účtovných záznamov
Aká je lehota na uchovávanie účtovných záznamov -účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov, symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtovný rozvrh ?
Odpoveď
Od 1.1.2018  sa v § 35 ods. 3 písm. b) a c) zákona o účtovníctve   predlžuje  doba uchovávania účtovných záznamov z 5 na 10 rokov, v nadväznosti na zosúladenie s dobou uchovávania účtovnej závierky. V súlade s § 39p ods. 1 zákona o účtovníctve sa 10 ročná doba uchovávania účtovných záznamov podľa § 35 ods. 3 písm. b) a c)  týka aj tých účtovných záznamov, ktorých 5 ročná doba uchovávania do 31. decembra 2017 ešte neuplynula. Účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov, symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtovný rozvrh za účtovné obdobia začínajúce po 1.1.2013 sa uchovávajú počas 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Zároveň  táto lehota uchovávania  sa vzťahuje aj na tie záznamy, ktoré sa týkajú spôsobu a formy vedenia účtovníctva (programové vybavenie, nosiče informácií na CD a pod.)
 
Otázka č. 3 – Registratúrny plán
Musí mať každá účtovná jednotka vypracovaný registratúrny plán?
Odpoveď
Áno, táto povinnosť zostaviť registratúrny plán vyplýva účtovnej jednotke zo zákona o účtovníctve, a týka sa každej účtovnej jednotky.
 
Otázka č. 4 – Zodpovednosť za uchovávanie účtovných dokladov fyzickej osoby
Daňovník, podnikateľ SZČO pán Jaroslav N. viedol jednoduché účtovníctvo. Dňa 17.6.2014 daňovník zomrel. Kto je zodpovedný za uchovávanie a ochranu účtovnej dokumentácie podnikateľa?
Odpoveď
Zodpovednosť za uchovávanie a ochranu účtovnej dokumentácie v prípade smrti fyzickej osoby prechádza na dediča.