Účtovný doklad, obsah, vyhotovenie

Účtovná jednotka je povinná doložiť účtovné prípady účtovnými dokladmi, účtovanie účtovných prípadov v účtovných knihách môže vykonať iba na základe účtovných dokladov (zásada dokladovosti).
Účtovný doklad je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať
a) slovné a číselné označenie účtovného dokladu,
b) obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
c) peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
d) dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
e) dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
f) podpisový záznam osoby ( § 32 ods. 3) zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,
g) označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia.
Za preukázateľný účtovný záznam sa považuje iba účtovný záznam, ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť, alebo ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných záznamov.
Účtovná jednotka je povinná vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje, a to tak, aby bolo možno určiť obsah každého jednotlivého účtovného prípadu spôsobom, aby účtovný prípad bol z dokladu identifikovateľný a zrozumiteľný a aby sa dal správne zaúčtovať.
Účtovný doklad už nie je chápaný ako originálna listina (originál), pretože forma účtovného záznamu môže byť písomná aj technická. Obidve formy účtovného záznamu sú rovnocenné. Dôraz sa kladie na preukázateľnosť. Povinné obsahové náležitosti účtovného dokladu musia byť dodržané v prípade externých aj interných účtovných dokladov.
Poznámka
Pečiatka nie je povinnou náležitosťou účtovného dokladu.
 
FAQ
 
Otázka č. 1 – Číselné označenie účtovného dokladu
Účtovná jednotka vystavuje faktúry pre odberateľov z rôznych krajín. Musí číslovať vydané  faktúry v poradí pre všetky krajiny, alebo môže si zaviesť číslovanie v samostatnom číselnom rade pre každú krajinu osobitne? 
Odpoveď
Slovné a číselné označenie účtovného dokladu zákon bližšie neupravuje. Číselné označenie účtovných dokladov si zvolí každá účtovná jednotka podľa svojich potrieb a vlastného rozhodnutia. Účtovná jednotka sa sama rozhoduje o stanovení číselníkov, jedná sa o číselníky vo vnútri každej konkrétnej účtovnej jednotky. Číselné označenie účtovného dokladu (číselný rad) si musí zvoliť tak, aby vedela jednoznačne a nespochybniteľne preukázať úplnosť účtovníctva v danom účtovnom období pre všetky zainteresované strany, ktoré s účtovným záznamom/dokladom pracujú a to či pri jeho účtovaní alebo kontrole (overovaní).
Účtovná jednotka je povinná viesť zoznam číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek použitých v účtovných knihách a v ostatných účtovných záznamoch s uvedením ich významu. Zároveň tieto zoznamy číselných znakov alebo iných symbolov a skratiek, je povinná uchovávať (archivovať) počas piatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
 
Otázka č. 2 – Označenie účastníka účtovného prípadu
Účtovná jednotka, právnická osoba s.r.o.,  nakupuje tovar z Nemecka, je zároveň platiteľom dane z pridanej hodnoty. Musí faktúra vyhotovená dodávateľom obsahovať IČO a DIČ, aby faktúra spĺňala požiadavky pre účely účtovníctva v označení účastníka účtovného prípadu?
Odpoveď
Podnikateľ musí byť na účtovnom doklade identifikovaný tak, aby splnil požiadavky, ktoré od účastníka účtovného prípadu požadujú osobitné predpisy.
Napr.:
  • podľa § 3a Obchodného zákonníka je každý podnikateľ povinný na svojich obchodných listoch a objednávkach vyhotovených v písomnej alebo elektronickej forme (tzn. na obchodných dokumentoch) uvádzať obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania, právnu formu právnickej osoby a identifikačné číslo, ak je pridelené. Podnikatelia zapísaní v obchodnom registri alebo v inej evidencii podnikateľov uvádzajú aj označenie registra, ktorý podnikateľa zapísal a číslo zápisu,
  • registračná a oznamovacia povinnosť  k dani z príjmov pre fyzickú osobu alebo právnickú osobu podnikateľa je ustanovená v zákone č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov. Registrovanému podnikateľovi (PO, FO) správca dane pridelí daňové identifikačné číslo, ktoré podnikateľ, účtovná jednotka uvádza na účtovnom doklade,
  • v ustanoveniach zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty  sú uvedené registračné povinnosti zdaniteľnej osoby. Pridelené daňové registračné číslo pre daň z pridanej hodnoty je zdaniteľná osoba povinná uvádzať na účtovnom doklade (ak by sa jednalo o platiteľa dane z pridanej hodnoty).
Pri splnení zákonných podmienok identifikácie podľa hore uvedených predpisov spĺňa účtovný doklad požiadavku preukázateľnosti vo veci označenia účastníka účtovného prípadu.
 
Otázka č. 3 – Podpisy na účtovných dokladoch
Účtovná jednotka, právnická osoba  s.r.o.,  dostáva od dodávateľov väčšinu faktúr cez e-mail, ktoré sú posielané vo formáte pdf., pričom tieto faktúry nie sú podpísané žiadnym podpisom. Je možné takúto faktúru považovať za preukázateľný účtovný doklad v účtovníctve s.r.o., keď takúto faktúru prijala, alebo je potrebné požadovať na faktúre podpis od dodávateľa?
Odpoveď
Účtovná jednotka nepotrebuje pre účely preukázateľnosti účtovného dokladu požadovať podpisy na faktúre od dodávateľa.
Podpisový záznam na účtovnom doklade (teda aj na prijatej faktúre) sa rozumie podpisový záznam osôb v účtovnej jednotke, osôb tej účtovnej  jednotky, ktorá o účtovnom prípade účtuje v svojom účtovníctve;  ide o overenie vecnej správnosti účtovného prípadu +  podpis osoby zodpovednej za správnosť účtovania v súlade s postupmi účtovania v tejto účtovnej jednotke.
Ak sa jedná o účtovný doklad, ktorý je prenášaný prostredníctvom informačného systému, považuje sa takýto účtovný záznam za preukázateľný, ak jeho prenos je zabezpečený pred jeho zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi doň a neoprávneným prístupom k nemu. Účtovný záznam určený na prenášanie musí byť zabezpečený podpisovým záznamom najneskôr v okamihu jeho odovzdania na prenos. Podľa terajšieho platného znenia § 32 ods. 2 zákona o účtovníctve sa umožňuje, aby podpisový záznam, ktorým sa zabezpečuje účtovný záznam určený na prenos, nemusel byť obsahom tohto účtovného záznamu.
 

Otázka č. 4 – Dátum uskutočnenia účtovného prípadu pri vyúčtovaní cestovných náhrad

Účtovná jednotka, spoločnosť s.r.o. vysiela zamestnancov na pracovné cesty, ktoré sú uskutočnené v SR alebo tiež aj v zahraničí, pričom pracovná cesta trvá dlhšie ako jeden deň. Niektoré pracovné cesty sa uskutočňujú na prelome dvoch účtovných období, napr. pracovná cesta začala v decembri 2013 a jej ukončenie je v januári 2014. Ktorý deň je dňom uskutočnenia účtovného prípadu pri zaúčtovaní nákladov na pracovnú cestu – je to v deň, keď je pracovná cesta ukončená – t.j. účtovný prípad nastal až ukončením pracovnej cesty?

Odpoveď

Podmienky poskytovania náhrad výdavkov a iných plnení pri pracovných cestách upravuje zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov.

Z pohľadu účtovania pracovných ciest a cestovných náhrad je rozhodujúce:  

                     -   stanovenie dňa uskutočnenia účtovného prípadu.

Dňom uskutočnenia účtovného prípadu podľa § 2 ods. 1 postupov účtovania je deň splnenia dodávky, platby záväzku, inkasa pohľadávky, započítania pohľadávky, postúpenia pohľadávky, prevzatia dlhu, poskytnutia a prijatia preddavku, úhrady úveru alebo pôžičky poskytnutím nového úveru alebo pôžičky, zistenia manka na majetku a záväzkoch, schodku, prebytku majetku, škody na majetku, vkladu do obchodnej spoločnosti a družstva, pohybu majetku vo vnútri účtovnej jednotky a deň zistenia ďalších skutočností vyplývajúcich z osobitných predpisov alebo z vnútorných podmienok účtovnej jednotky, ktoré sú predmetom účtovníctva a ktoré v účtovnej jednotke nastali a účtovná jednotka má k dispozícii potrebné podklady, ktoré dokumentujú tieto skutočnosti. 

 Pri pracovných cestách nie je osobitne určený deň uskutočnenia účtovného prípadu. Záleží na účtovnej jednotke, aby si zvolila kritériá na stanovenie tohto dňa prostredníctvom internej smernice, čím sa zvolený postup stane pre ňu záväzným. Najčastejšie sa za deň uskutočnenia účtovného prípadu na účtovanie cestovných náhrad považuje deň predloženia vyúčtovania cestovných náhrad, ktorých súčasťou sú všetky podklady týkajúce sa služobnej cesty (skutočnosti nastali a účtovná jednotka má k dispozícii potrebné podklady k zaúčtovaniu účtovného prípadu, ktorý zaúčtuje na základe účtovného dokladu v súlade s § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov).