Elektronická archivácia

Otázka

Môže účtovná jednotka archivovať účtovné záznamy len elektronicky?

Odpoveď

Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov (ďalej len „zákon o účtovníctve“) umožňuje v súlade s § 31 ods. 3 vykonať prevod účtovného záznamu z jednej formy do druhej formy. V tomto prípade je účtovná jednotka povinná zabezpečiť, aby obsah účtovného záznamu v novej forme bol zhodný s obsahom účtovného záznamu v pôvodnej forme.

Táto povinnosť sa považuje za splnenú, ak účtovná jednotka predloží účtovný záznam v pôvodnej aj novej forme a ich obsah je zhodný alebo to preukáže iným spôsobom, ktorý nespochybní žiadna z osôb, ktoré s prevedeným záznamom pracujú, tzn. účtovná jednotka podmienku zhodnosti iným spôsobom dodrží, ak zhodnosť záznamov nespochybní nielen obchodný partner, ale ani ostatné osoby,ktoré s archivovaným záznamom pracujú, to znamená, že aj daňové orgány.

Zákon o účtovníctve taxatívne nevymedzuje spôsob preukázania zhody účtovných záznamov.

Ak má účtovná jednotka zámer previesť účtovné záznamy z písomnej formy do technickej,  v súlade s § 31 ods. 3 zákona o účtovníctve, je povinná  dodržať podmienku zhodnosti účtovných záznamov.

Ako vhodný spôsob dodržania zhodnosti účtovných záznamov sa javí prevedenie z písomnej do technickej formy zaručenou konverziou, uvedenou v § 35 až 39 zákona  č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente). Takýto spôsob umožní, aby novovzniknutý dokument mal rovnaké právne účinky ako pôvodný dokument.

Ďalším spôsobom môže byť overenie zhodnosti pôvodnej a novej formy účtovného záznamu osobou na to oprávnenou, tzn. notárom alebo na pracovníkom na matrike.

Zákonom o účtovníctve tieto formy nie sú vyžadované, je však na účtovnej jednotke, akým spôsobom preukáže podmienku zhodnosti účtovných záznamov.

Na základe vyššie uvedeného možno konštatovať, že účtovná jednotka môže skartovať papierové faktúry a archivovať ich len v elektronickej podobe, avšak pod podmienkou, že nová elektronická forma účtovného záznamu musí byť nespochybniteľná čo do obsahu, musí byť zabezpečená pred zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nej a neoprávneným prístupom k nej.

Naďalej je však možné v prípade, ak účtovná jednotka zmení formu účtovného záznamu z písomnej formy na technickú preukazovať zhodu údajov predložením pôvodnej (písomnej) formy a novej (elektronickej) formy, a to po dobu ustanovenú v § 35 ods. 3 písm. b) a c) zákona o účtovníctve, tzn. počas desiatich rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.